Советы юристов
Назад

Договор аренды автомобиля между сотрудником и организацией в 2019 — скачать образец бланка бесплатно

Опубликовано: 17.06.2019
0
35

Составление договора аренды авто у сотрудника

Арендная плата, которая выплачивается работнику, является его доходом. С нее сообразно нормам НК РФ, ст. 208, п.1, п. п. 4 исчисляется НДФЛ. При калькуляции используется стандартная формула: действующая ставка налога * сумма арендной платы. Ставка для резидентов РФ равняется 13%, для остальных — 30%.

В части трат, связанных с ГСМ, ремонтом, техосмотром, иными подобными расходами НДФЛ взимается с учетом прописанных условий в договоре аренды. Налоговый агент вправе удержать налог при обстоятельствах:

  1. Траты на ремонт (технический осмотр) фактически оплачивает организация, по соглашению несет владелец ТС. Следовательно, работник получает экономическую выгоду.
  2. Траты на модернизацию, иные улучшения ТС оплачивает организация с согласия работника. Опять же налицо экономическая польза работника.

Взносы на ОПС, ОМС, ОСС (ВН и М) не удерживаются с арендной платы. Это выплаты гражданско-правового характера, связанные с передачей имущественного объекта. Посему они не облагаются общеобязательными взносами. Сборы на травматизм удерживаются только тогда, когда это прописано в договоре имущественного найма.

Аренда с экипажем подразумевает наличие элемента оказания услуг. Правовая основа совмещенного договора аренды (имущественного найма) прослеживается по применяемым нормам ст. 606 и 779 ГК РФ.

Соответственно, с оплаты за оказываемые услуги исчисляются общеобязательные взносы по всем видам страхования. Калькуляция производится по формуле: актуальная страховая ставка (ОПС, ОМС либо ОСС в части ВН и М) * сумма оплаты за услуги.

Арендная плата учитывается при формировании налоговой базы, на основании которой начисляется налог на прибыль. При этом выплаты арендодателю оформляются как необходимые для производственной деятельности или реализации продукции. В соответствии с письмом УФНС № 20-12/041966.1 от 30.04.2008 г. подтверждают эксплуатацию арендованного авто для производственных нужд следующие документы:

  • Приказ руководства о закреплении машин за конкретными работниками организации;
  • Заявки на использование машин в производственных целях;
  • Путевые листы или их копии, по которым отслеживается маршрут и периодичность использования арендованного транспорта.

Внесение арендных расходов в бухгалтерскую документацию происходит в конце отчетного периода либо в день выплаты. Уменьшить налоговую базу путем вычета расходов на обслуживание и аренду авто можно, если имеются подтверждающие документы: путевые листы, чеки, квитанции, акты выполненных работ, накладные.

Компании по разным причинам может понадобиться автотранспорт кого-то из работников. Например, водитель трудоустраивается в организацию, которая занимается регулярным извозом. Или наоборот, не предполагается, что работник сам будет постоянно управлять автомобилем. От того, какой вариант нужен компании, зависит выбор варианта договора: аренды с экипажем или без. Но в обоих случаях компания выступает в роли арендатора, а сотрудник – арендодателя.

Типовой договор аренды автомобиля у физического лица, который подразумевает присутствие экипажа, отличается от сходного документа, в котором условие об экипаже отсутствует.

Общими для обоих вариантов договора являются несколько черт:

  1. В договоре указывают все характеристики автомобиля, а также документы, которые подтверждают право сотрудника на это имущество, и технические документы (свидетельство о регистрации, паспорт и т. д.).
  2. Отмечают, в каком состоянии находится имущество. К договору можно приложить заключение эксперта.
  3. Пишут, что при наличии у третьих лиц прав на автомобиль владелец обязан предупредить арендатора. Также указывают санкции, которые последуют, если предупреждения не будет.
  4. Выбирают, какая из сторон договора возьмет на себя расходы по страхованию, содержанию,  техобслуживанию автомобиля. Здесь же пишут, как вторая сторона будет это компенсировать.
  5. Указывают права и обязанности сторон в соответствии с законом. В частности, прописывают обязанность арендатора своевременно отчислять платежи по аренде.
  6. Включают условие, что арендатор берет на себя обязанность возместить ущерб третьим лицам, если этот ущерб нанесут при участии объекта аренды. Это императивное требования ст. 648 ГК РФ, его изменить нельзя.
  7. Указывают срок действия соглашения.
  8. Отмечают, какой суд будет рассматривать споры из данного договора.
  9. Вписывают реквизиты сторон, ставят подписи и печать, если она есть у организации.

Отличия между договором аренды автомобиля с экипажем и без состоят, например, в том, что:

  1. Аренда автомобиля с экипажем означает, что работник сам будет оказывать соответствующие услуги работодателю (ст. 632 ГК РФ). Если автомобиль сдают в аренду без экипажа, действует норма ст. ст. 611 ГК РФ.
  2. В случае аренды с экипажем владелец сам поддерживает автомобиль в рабочем состоянии (ст. 634 ГК РФ).

Есть и другие отличия. Сравните образец договора аренды автомобиля без экипажа с образцом договора аренды автомобиля с сотрудником организации, если сотрудник сам будет им управлять по договору.

Чем выгодны такие договорные отношения?

Законодательство предусматривает довольно большой круг затрат, которые наниматель имеет право возместить своему работнику, которые выполняет работу, используя свой личный автомобиль.

  • бензин и иные виды ГСМ;
  • ремонт автомобиля;
  • мойку машины;
  • страховку авто (ОСАГО и КАСКО);
  • возмещение причиненного транспортному средству ущерба.

После погашения работнику всех расходов, компания вправе уменьшить на эту сумму свою налогооблагаемую базу.

Особенности бухучета аренды авто

При аренде ТС у своего работника организация, будучи арендатором, в бухучете обязана отображать сопутствующие хозяйственные операции надлежащими проводками. В их числе: принятие ТС, ежемесячная арендная плата, начисление НДФЛ на нее, плата за услуги работника, исчисление общеобязательных взносов, возврат ТС по истечении срока действия договора. Основными являются следующие записи:

  • ДТ 001 стоимость принятого ТС;
  • ДТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т. д.) КТ 73 (76) платеж за аренду ТС;
  • Кт 001 возврат ТС по истечении срока.

Амортизация по находящемуся во временном пользовании ТС, которое не значится на балансе, не начисляется.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено > 8000 книг

Кто может предоставить свою машину в аренду?

На месте арендодателя транспортного средства может быть только его собственник, который обязан предоставить паспорт на автомобиль. Копия паспорта должна храниться у являющегося арендатором нанимателя до окончания действия договорных отношений Одновременно с ПТС нужно иметь обязательный страховой полюс (ОСАГО) и технический талон, свидетельствующий о регистрации и исправном состоянии машины.

После этого заключается договор аренды автомобиля у сотрудника.

Распространенные ошибки при аренде авто

Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.

Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:

  1. Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
  2. Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа организация (арендатор).

Договор аренды автомобиля между сотрудником и организацией в 2019 — скачать образец бланка бесплатно

Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.

Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:

  • путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
  • платежные документы чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
  • акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
  • распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.

В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.

Какие данные указываются в договоре?

  • марке транспортного средства;
  • годе выпуска машины и номере государственного регистрационного знака;
  • номере кузова, его цвете и номере двигателя авто;
  • текущей стоимости, предусмотренной договорённостью сторон.

Сумма арендной платы, которую получает собственник машины, указывается в фиксированном виде и выплачивается раз в месяц или в иные согласованные сторонами сроки. Изменить оговоренную сумму в будущем можно только путём заключения дополнительного соглашения, и её нельзя пересматривать чаще раза в течение 12 месяцев.

Если один из реквизитов в договоре обозначен не будет, то при обнаружении этого факта контролирующими органами, он будет признан недействительным.

Договор аренды автомобиля между сотрудником и организацией в 2019 — скачать образец бланка бесплатно

Автомобиль передаётся в аренду путём подписания акта, в котором указываются все технические характеристики машины, её пробег, общее состояние и стоимость.

Экспертное мнение по удержанию общеобязательных взносов с платы за аренду и компенсаций за траты

О порядке удержания общеобязательных взносов по всем видам страхования высказывает свою позицию Минздравсоцразвития в письме № 550-19 от 12.03.2010. В частности, обращается внимание на то, что установленная договором имущественного найма арендная плата не облагается общеобязательными взносами. Обоснование — ФЗ № 212, ст. 7, ч.3.

Со ссылкой на ст. 188 ТК РФ, в настоящем письме оговорена возможность выплаты работнику компенсации за траты по использованию ТС. Речь идет об износе материалов, инструментов, технического оборудования, владельцем которого является работник. Сам факт компенсации, как и ее размер, согласовывается с работником и фиксируется в письменном виде посредством договора имущественного найма.

По части исчисления взносов на травматизм в письме предписано придерживаться надлежащих Правил, введенных правительственным постановлением № 184 от 2.03.2000 (редакция от 22.12.2016). Сообразно указанным правовым нормам и актуальному Перечню необлагаемых взносами выплат, страхователь вправе не начислять взносы по травматизму на суммы, связанные с возмещением трат по части исполнения трудовых обязанностей. Это же правило равно относится и к арендной плате за ТС.

В то же время рекомендовано обращаться по этим и иным вопросам страхования к ФСС РФ. За фондом на законодательном уровне закреплена обязанность по рассмотрению подобных обращений и дача разъяснений по ним.

Письмо подготовлено директором департамента развития социального страхования и гособеспечения С. А. Афанасьевым.

Пример 1. Бухгалтерские записи нанимателя по аренде авто

ООО «Проект» заключила со своим сотрудником Л. Н. Григорьевым договор аренды автомобиля седан FORD FOCUS без экипажа (форма для организации и физлица). Срок действия соглашения — год. Целевое использование — для рабочих поездок арендатора по РФ. Согласно достигнутым договоренностям управление, содержание автомобиля, а также возможный ремонт арендатор берет на себя. В учете аренду отображает только одна сторона — ООО «Проект».

Бухгалтерские записи ООО «Проект» по аренде ТС у сотрудника Л. Н. Григорьева Характеристика
ДТ 001 Учитывается арендованный у Л. Н. Григорьева автомобиль FORD FOCUS (стоимость)
ДТ 26 КТ 73 Плата за аренду FORD FOCUS
ДТ 73 КТ 68 (НДФЛ) Начисление подоходного налога на доход Л.Н. Григорьева в виде арендной платы
ДТ 73 КТ 50 Выдача денег в размере платежа за аренду
ДТ 10 КТ 60 ГСМ
ДТ 19 КТ 60 НДС по горюче-смазочным материалам к учету
ДТ 68 (НДС) КТ 19 НДС к вычету
ДТ 26 КТ 10 Списание горюче-смазочных материалов
ДТ 90 КТ 26 Траты по аренде и ГСМ учитываются в расходах
КТ 001 Возврат автомобиль FORD FOCUS владельцу Л. Н. Григорьеву

Пример 2. Калькуляция НДФЛ и общеобязательных сборов при аренде авто

Договор аренды авто у сотрудника

ООО «Василек» арендовал личный автомобиль у своего работника П. С. Дмитриева (резидента РФ). Сторонами заключен договор аренды с экипажем, согласно которому ежемесячная сумма арендного платежа составляет 7 000 руб., а оплаты услуг П. С, Дмитриева как водителя — 10 000 руб.

Каждый месяц наниматель обязан исчислять НДФЛ с платы (7 000 руб.), перечисляемой П. С. Дмитриеву за аренду. Кроме этого, арендатор удерживает общеобязательные страховые взносы (ОПС, ОМС, ОСС в части ВН и М) с оплаты за услуги водителя (10 000 руб.).

Калькуляция НДФЛ с дохода (арендной платы) П. С. Дмитриева Калькуляция общеобязательных взносов с дохода П. С. Дмитриева за услуги в качестве водителя
Подсчет суммы подоходного налога производится стандартно, исходя из суммы дохода 7 000 руб. и актуальной ставки налога для резидента РФ 13% (по формуле 13% * доход):

13 % * 7 000 = 910 руб.

Подсчет ведется с учетом действующих страховых ставок и платы за услуги водителя (ставка * 10 000 руб.);

взносы ОПС: 22% * 10 000 = 2 200,

взносы ОМС: 5,1% * 10 000 = 510,

взносы ОСС (ВН и М): 2,9% * 10 000 = 290

Итак, ООО «Василек» будучи арендатором, налоговым агентом и страхователем по отношению к своему работнику П.С. Дмитриеву осуществляет следующие ежемесячные удержания, связанные с арендой: НДФЛ — 910 руб., взносы ОПС — 2 200 руб., ОМС — 510 руб. и ОСС (ВН и М) — 290 руб.

Какие документы будут подтверждать расходов на арендованный транспорт?

  • ежемесячно оформляющийся путевой лист, в котором указаны количество пробега в километрах и расход топлива в литрах (этот документ должен быть оформлен с особой внимательностью);
  • документы (счёт-фактуры, ТН или кассовые чеки) подтверждающие расходы по ГСМ;
  • договор с компанией, отпускающей топливо для автомобиля;
  • квитанции, подтверждающие факты мойки машины, её стоянки, ремонта (с учётом наличия накладных и актов выполненных СТО работ).

Налогообложение для физического лица – арендодателя автомобиля

Весь доход, который получает арендодатель транспортного средства от сдачи своей машины нанимателю, облагается подоходным налогом по обще ставке 13%. Эти деньги арендатор перед выплатой физическому лицу причитающихся по договору сумм перечисляет в ФСЗН. Все расходы, которые собственник машины потратил на её обслуживание, налогом не облагаются и их арендодатель получает в полной мере.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Организация заключила с работником договор имущественного найма с экипажем, но не выделила в нем стоимость услуг водителя. В соглашении прописана одна сумма, включающая арендный платеж и оплату услуг. Как нанимателю рассчитать НДФЛ и общеобязательные взносы по доходам работника, с какой суммы?

Руководствоваться следует условиями договора. Поскольку там прописана одна сумма, наниматель (арендатор) должен удерживать налог и взносы только с нее. Определять облагаемую сумму иным путем он не вправе.

Оптимальный вариант выхода из подобной ситуации — заключение дополнительного соглашения. В нем можно будет определить стоимость услуг (работ), иные добавочные условия. На основании допсоглашения арендатор сможет далее с прописанной стоимости услуг исчислять и уплачивать общеобязательные сборы.

Вопрос №2: В каких случаях надо включать в базу НДФЛ траты арендатора на бензин?

, , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector