Советы юристов
Назад

Нарушения порядка инвентаризации выявленные прокурором

Опубликовано: 28.01.2020
0
4

Технология проведения инвентаризации

В соответствии с п. 2.2 Методических указаний для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В целях единовременного проведения инвентаризации при большом объеме работ в отдельных структурных подразделениях могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Они подчиняются председателю инвентаризационной комиссии, который осуществляет контроль за их деятельностью.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, сроки проверки и т.п.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Также руководитель утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpressru

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Данные по ее составу в обязательном порядке должны быть доведены под расписку до председателя инвентаризационной комиссии и ее членов, зарегистрированы в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который должен вести председатель инвентаризационной комиссии. При этом следует помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

Заметим, по прибытии в организацию ревизоры Росфиннадзора устанавливают правильность проведения предшествующей проверке инвентаризации. Контролеры начинают с проверки наличия в организации приказов о проведении инвентаризации материальных ценностей и назначении инвентаризационной комиссии.

При документальной проверке контролеры Росфиннадзора могут обнаружить, что документы, которыми оформляется инвентаризация (инвентаризационные описи, ведомости учета результатов инвентаризации, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий), подписаны лицами, которые не упоминаются в соответствующих приказах.

Результаты инвентаризации также могут быть признаны недействительными, если во время ее проведения отсутствовал хотя бы один член комиссии, что документально зафиксировано (п. 2.3 Методических указаний). Кроме того, инвентаризация не может быть проведена, если отсутствуют материально ответственные лица — их присутствие при ее проведении обязательно (п. 2.8 Методических указаний).

В соответствии с п. 2.4 Методических указаний до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссией должны быть получены последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Обращаем внимание читателей, что право визировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_____» (дата)», принадлежит председателю инвентаризационной комиссии. Обнаружение факта оформления визирующей надписи другим лицом влечет за собой признание результатов инвентаризации (например, выявление недостачи) недействительными. Данный факт может быть оспорен предъявлением документов, оформленных (составленных) в период проведения инвентаризации.

В обязанности материально ответственных лиц входит предоставление расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, получившие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний). Факт отсутствия расписок также может быть оспорен.

Далее, анализируя основные упущения руководства, отметим следующее. В соответствии с п. 2.12 Методических указаний инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана:

  • по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности;
  • хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В действительности бывает так, что помещения не опечатываются и материально ответственное лицо имеет свободный доступ в них, члены инвентаризационной комиссии уносят сличительные ведомости и описи с собой, что противоречит требованиям Методических указаний, а сам процесс проведения контрольных мероприятий носит формальный характер.

Нарушения порядка инвентаризации выявленные прокурором

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

  • при смене материально ответственных лиц;

  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

  • при реорганизации или ликвидации организации;

  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

  • подготовку приказа о проведении инвентаризации;

  • формирование инвентаризационной комиссии;

  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

  • получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление  и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytadvertiseru

Очередность и сроки проведения инвентаризации прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учете № 129-ФЗ и Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». Регламент проведения должен быть закреплен в учетной политике предприятия.

  • при передаче имущества (продаже, аренде);
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при возникновении стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств;
  • при выявлении фактов хищения или порчи имущества.

Кроме плановых инвентаризаций организация может осуществлять и внеочередные инвентаризации ТМЦ, они называются внезапными и служат для усиления внутреннего контроля в компании.

Проведенные действия усиливают контроль за ведением инвентаризационной документации, повышают качество отслеживания процесса, служат механизмом выработки новых приемов проверки по отдельным секторам работы мониторинга.

Следует различать виды и принципы инвентаризации. Сплошная инвентаризация — процесс проверки всех объектов бухгалтерского учета, включая арендуемое имущество. Выборочная или сегментная инвентаризация проверяет только его часть, например, имущество, полученное для переработки.

I. Подготовительные мероприятия.

  1. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и участков инвентаризируемого имущества, состава ревизионной комиссии.
  2. Создаются и утверждаются акты, подтверждающие готовность организации. Первичные документы на имущество направляются в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. На время проведения инвентаризации все операции по приему или отпуску ТМЦ должны быть приостановлены.

II. Основной период.

  1. Проводятся опись имущества, подсчет ТМЦ, денежных средств и других финансовых активов, проверяется правильность оценки и обоснованности определения указанной стоимости в бухгалтерском учете с занесением данных в графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи.
  2. Оформляется инвентаризационная опись в 2-х экземплярах со сквозной нумерацией с обязательным подведением итогов на каждой из страниц. Проставляются подписи лиц, проводивших проверку, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
  3. Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию.

III. Аналитический период.

Нарушения порядка инвентаризации выявленные прокурором

1. Анализ результатов инвентаризации.

Производится сверка полученных документов с имеющимися данными в бухгалтерском учете, составляется сличительная ведомость. В качестве анализа устанавливаются фактическое местонахождение недостач и возможные причины. Выделяется пересортица. Формируются данные об излишках, определяется их рыночная стоимость. Формируются данные о недостачах излишков.

В некоторых случаях инвентаризация, а следовательно, и ее результаты могут быть признаны недействительными или оспорены при нарушении следующих обязательных норм:

  • нарушение правил оформления документов;
  • присутствие не всех членов комиссии и материально ответственных лиц;
  • нахождение посторонних лиц на территории проведения инвентаризации;
  • сокрытие фактов недостач или хищения имущества, внесение недостоверных сведений в инвентаризационную опись.

Инвентаризация кассы учреждения. Что может быть не учтено{q}

Инвентаризация кассы организации должна проводиться в соответствии с п. п. 3.39 — 3.43 Методических указаний, а также Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Причем следует заметить, что инвентаризировать кассу комиссия должна в первую очередь.

Здесь главное — фактор внезапности, поскольку невозможно получить объективные данные, если кассир заранее информирован о предстоящей проверке. Кроме того, нельзя провести проверку кассы дважды, спустя определенный промежуток времени (например, через несколько часов), так как при повторной инвентаризации результат может быть другим. Комиссии следует обратить внимание на наличие договора о материальной ответственности кассира, а также на акты приема-передачи кассы.

Нарушения порядка инвентаризации выявленные прокурором

Наличие в кассе бланков строгой отчетности нужно проверять по их видам и одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

При проверке фактического наличия ценных бумаг комиссия должна установить:

  • правильность оформления ценных бумаг;
  • реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
  • сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета);
  • своевременность и полноту отражения в бюджетном учете полученных по ценным бумагам доходов.

Ценные бумаги должны быть проверены по каждому эмитенту с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги должны быть сопоставлены с данными описей (реестров, книг), хранящихся в финансовой службе бюджетной организации.

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

  • выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

  • определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

  • сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

  • проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

  • проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Инвентаризация нефинансовых активов. На что следует обратить внимание{q}

Проверяя наличие основных средств, комиссия обязана осмотреть объекты и указать в описи их назначение, инвентарные номера и основные технические характеристики. Основные средства должны заноситься в описи по наименованиям в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, он указывается в описи под наименованием, соответствующим новому назначению.

Оборудование и транспортные средства следует заносить в описи по отдельности с указанием заводского номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Зачастую технические паспорта ОС находятся в ненадлежащем виде либо отсутствуют в учреждении. При этом возможна ситуация, когда комплексу объектов основных средств присвоен один инвентарный номер, но на одном из этих объектов номер отсутствует.

Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из подразделений бюджетной организации и учитываемые в инвентарной карточке группового учета основных средств, в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) должны приводиться также группами по наименованиям с указанием количества (п. 3.4 Методических указаний).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и непроизведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов (п. 3.2 Методических указаний).

Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

Заметьте, выявленные при инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом (п. 3.3 Методических указаний). Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись. В ней указывается время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.) (п. 3.6 Методических указаний).

В отдельной описи комиссии следует указать основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету (п. 3.7 Методических указаний).

При инвентаризации нематериальных активов проверяется:

  • наличие нематериальных активов и документов, подтверждающих право учреждения на их использование (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договоры уступки (приобретения) прав на объект);
  • правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бюджетном учете (п. 3.8 Методических указаний).

Инвентаризация материальных запасов должна производиться по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения. В случае хранения материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризацию следует проводить последовательно по каждому месту хранения.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.

17 Методических указаний). Здесь следует заметить, что если инвентаризация носила формальный характер и материальные ценности были занесены в описи со слов материально ответственного лица, то ее результаты могут быть признаны недействительными, что, вполне вероятно, может засвидетельствовать материально ответственное лицо в той же объяснительной, например, по поводу выявленной недостачи.

Результаты инвентаризации замера горючего в баках машин (агрегатов), резервуарах и другой таре отражаются в ведомости замера горючего в баках машин или в ведомости измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков, данные о которых заносятся в инвентаризационные описи (сличительные ведомости).

Все материальные запасы (материалы, ГСМ, запасные части, спецодежда и другой мягкий инвентарь) заносятся в описи по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.) (п. 3.15 Методических указаний). Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Данные по таре должны заноситься в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи (п. 3.26 Методических указаний).

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytaboutru

Если материальные запасы поступили во время проведения инвентаризации, в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) должна быть указана дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование материальных запасов, количество, цена и сумма. На приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена инвентаризационной комиссии) должна быть сделана отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату инвентаризационной описи (сличительной ведомости), в которую записаны эти ценности (п. 3.18 Методических указаний).

Инвентаризация расчетных обязательств

При инвентаризации расчетов проверяется обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета учреждения, и состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Инвентаризации подлежат все расчеты учреждения с бюджетами РФ, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами.

Проверяются соответствующие счета аналитического учета счетов:

  • 1 (2) 205 00 000 «Расчеты с дебиторами по доходам»;
  • 1 (2) 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»;
  • 1 (2) 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • 1 (2) 209 00 000 «Расчеты по недостачам»;
  • 1 (2) 210 00 000 «Расчеты с прочими дебиторами»;
  • 1 (2) 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 1 (2) 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты»;
  • 1 (2) 304 00 000 «Прочие расчеты с кредиторами».

Инвентаризационная комиссия должна произвести документальную проверку состояния и обоснованности числящихся на счетах сумм, установить причины возникновения задолженности и определить возможности ее уменьшения или ликвидации.

При проверке задолженности перед штатным персоналом выявляются суммы кредиторской задолженности по заработной плате, подлежащие зачислению на счет депонентов, а также суммы и причины переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются:

  • отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования;
  • правильность расчетов с бюджетами РФ (в том числе своевременность перечисления) и обоснованность сумм, числящихся на счете 0 209 00 000 «Расчеты по недостачам».

Результаты инвентаризации расчетов оформляются инвентаризационной описью, в которой указываются наименования дебиторов (кредиторов), проверенные счета, суммы дебиторской (кредиторской) задолженности — всего, в том числе подтвержденной и не подтвержденной дебиторами (кредиторами), суммы дебиторской (кредиторской) задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. п. 3.44 — 3.48 Методических указаний).

Наиболее распространенные ошибки, допускаемые при оформлении результатов инвентаризации

В соответствии с Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении регистров бюджетного учета» результаты инвентаризации должны быть оформлены следующими документами:

  • Инвентаризационной описью ценных бумаг (ф. 0504081);
  • Инвентаризационной описью остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
  • Инвентаризационной описью задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (ф. 0504083);
  • Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
  • Инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
  • Инвентаризационной описью наличных денежных средств (ф. 0504088);
  • Инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
  • Инвентаризационной описью расчетов по доходам (ф. 0504091).

Главные бухгалтеры бюджетных учреждений должны относиться к вопросам оформления документации по инвентаризации крайне ответственно. От того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры, зависят результаты инвентаризации. Обращаем внимание читателей на то, что в случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации являются законным основанием для обращения в правоохранительные и судебные органы.

Вид нарушения

Нарушенная

норма

Последствия нарушения

Инвентаризационные описи и акты

составлены в одном экземпляре

Пункт 2.5

Методических

указаний

Результаты

инвентаризации могут

быть признаны

недействительными

Формы первичных учетных

документов по инвентаризации

имущества и финансовых

обязательств не соответствуют

законодательно утвержденным

Пункт 2.14

Методических

указаний

и требования

Приказа Минфина

России N 123н

Результаты

инвентаризации могут

быть признаны

недействительными

На каждой странице описи не

выведены итоги (числовые значения

прописью, количество порядковых

номеров и сумма материальных

ценностей, общий итог

в натуральных показателях)

Пункт 2.9

Методических

указаний

Имеется возможность

несанкционированных

исправлений результатов

инвентаризации

Отсутствуют подписи материально

ответственных лиц в формах,

в которых они предусмотрены

Пункт 2.10

Методических

указаний

Невозможно предъявить

претензии к материально

ответственным лицам

Ошибки и исправления не подписаны

и не заверены членами

инвентаризационной комиссии

Пункт 2.9

Методических

указаний

Исправления являются

недействительными

Инвентаризационные описи содержат

незаполненные строки после

утверждения результатов

инвентаризации, последние

незаполненные страницы

не прочеркнуты

Пункт 2.9

Методических

указаний

Имеется возможность

несанкционированных

исправлений результатов

инвентаризации

В наш прогрессивный век у бухгалтеров все чаще возникают вопросы по поводу хранения данных инвентаризации только в электронном виде. Правомерно ли это{q}

На основании п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете организации предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. В силу данной статьи каждый первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумажном носителе, либо электронный документ должен быть заверен электронными цифровыми подписями (ЭЦП) с соблюдением норм Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон об электронной цифровой подписи).

В п. 1 ст. 4 Закона об электронной цифровой подписи указано, что ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

  • сертификат ключа подписи не утратил силу (действует) на момент проверки или подписания электронного документа при наличии доказательств момента подписания;
  • подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
  • ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. При этом сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра (ст. 3 Закона об электронной цифровой подписи).

Таким образом, если у организации нет возможности заменить личную подпись ответственных лиц ЭЦП, то во избежание санкций за отсутствие документов по инвентаризации или за оформление документов не в соответствии с действующим законодательством рекомендуем составлять первичные документы по инвентаризации на бумажном носителе.

В заключение хотелось бы отметить, что четкое соблюдение процедуры проведения инвентаризации, правильное оформление документов станут залогом уверенной позиции членов комиссии и руководства учреждения при возникновении спорных ситуаций.

С.Валова

Редактор журнала

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytdevru

«Бюджетные учреждения: ревизии

и проверки финансово-хозяйственной

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcreatorsru

деятельности»

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector