Советы юристов
Назад

Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}

Опубликовано: 25.01.2020
0
0

Порядок

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших  в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}дату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

Правовая политика в области труда нацелена на максимально безболезненную адаптацию устаревших традиций новым условиям и требованиям.

В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Учет документов

В отделе кадров каждого предприятия должен быть журнал, в котором ведется учет бланков и прилагаемых к ним вкладышей трудовых книжек. Кроме того, своя книга, в которой ведется учет этих документов, может быть и в бухгалтерии. В нем ведутся записи о том, сколько бланков трудовых было закуплено, сколько выдано, их номера и серии, а также стоимость.

Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей. Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию. Сюда вносят следующую информацию:

  • имя и фамилию сотрудника}
  • данные о трудовой книжке (номер, серию бланка и вкладыша)}
  • должность на предприятии}
  • реквизиты приказа, на основании которого владелец трудовой принят на работу.

Листы журнала необходимо прошнуровать и пронумеровать. Затем книгу учета заверяет начальник организации, после чего на переплет ставится сургучная печать. В случае отсутствия на предприятии данного журнала или если он составлен неправильно, руководитель организации или ее сотрудники могут понести наказание.

Согласно законодательству, на должностные лица, которые нарушили правила, связанные с ведением журнала, налагается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей. Организация должна уплатить штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. Кроме того, руководитель, которого ранее уже привлекали к ответственности за подобное нарушение, может быть освобожден от занимаемой должности сроком от 1 до 3 лет.

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

В частности:

  • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  • при освобождении от иных видов работ;
  • без такового.

Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

  1. Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}Принять производство ТК под свою ответственность.
  2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Если руководитель выполняет обозначенные обязанности сам – приказ не потребуется, его ответственность за ведение ТК предусмотрена на основании вменённой ему общей ответственности за организацию производственных процессов.

Ответственные лица

После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов.

Ответственность снимается после того как:

  1. Уволившийся сотрудник забрал свою книжку под роспись.
  2. ТК была выслана ему почтой или передана через доверенное лицо по нотариально удостоверенной доверенности.
  3. Было отправлено заказное письмо, уведомляющее его о необходимости забрать документ.
  4. Был составлен акт об отказе её получения.

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ.

По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях – не позднее 3 дней по её завершении.

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений. Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

  • болезни}
  • ухода в отпуск}
  • в связи с семейными обстоятельствами.

Руководитель обязан назначить на место отсутствующего ответственного по трудовым книжка другого сотрудника. Вместе с его назначением издаются приказ, согласно которому данный работник временно отвечает за порядок хранения и оформления трудовых. Приказ издается в каждом отдельном случае, поскольку он регулирует обязанности работников в той или иной деятельности.

Процедура правильного хранения

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.

Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки{q}

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Хранение этих документов на открытых полках стеллажей в местах свободного доступа – недопустимо. Эти сведения относятся к персональным данным, а их утрата чревата сложными правовыми последствиями.

Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек{q} Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку{q} Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

  • во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
  • во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
  • в надлежащем хранении и выдаче;
  • в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

  1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
  2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
  3. Опираются на основания статей ТК РФ.
  4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника{q} Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.

Хранение и выдача ТК работникам филиала

Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

  • с их транспортировкой;
  • со сроками выдачи;
  • с условиями временного хранения в филиале.

В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

Сколько хранятся трудовые книжки в организации{q}

Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

Срок хранения

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

https://www.youtube.com/watch{q}v=UgjGFi6_h8A

В истечение 2 лет её надлежит передать на хранение в архив предприятия, где в общей сложности документы хранятся на протяжении 50 лет.

, , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector