Советы юристов
Назад

Классификатор приказов вам поможет

Опубликовано: 13.02.2020
0
0

Как нумеровать приказы об увольнении

Здесь также стоит заметить, что в Перечне приведены основные, но далеко не все виды распоряжений по личному составу. Так, например, к таким видам распоряжений также следует отнести приказы: о привлечении к работе в выходной день; о предоставлении дополнительного выходного дня за работу в выходной день (отгула); о привлечении к сверхурочной работе.

В избранноеОтправить на почту Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

https://www.youtube.com/watch{q}v=eUKpIFTKvzw

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Что значит присвоить номер приказу Как присвоить номер приказу Итоги Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т.
  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;
  • 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
  • 2 Правила ведения
  • 3 Каждый год новая или нет
  • 4 Журнал регистрации приказов
  • 5 Что делать, если ошибка
  • 6 Образец приказа о нумерации приказов

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

Поскольку кадровых распоряжений в такой компании будет немного, им всем можно присвоить единый буквенный код, например «К». В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К.

Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа. Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее.

В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту.

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Классификатор приказов вам поможет

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды){q}» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы{q}». Как присвоить номер приказу Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности. Приказы по личному составу также имеют довольно длительный, но все же ограниченный срок хранения.

При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа. Так, если дата создания документа приходится на период до 2003 года хранить распоряжения надо в течение 75 лет.

Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января 2003 года, срок хранения ограничивается 50 годами. Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в 2016 году путем введения в действия статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.

Также надо разграничить нумерацию в зависимости от категории распоряжения. В частности, нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно.

Как проставлять регистрационный номер Итак, организация вправе разработать собственные правила нумерации приказов. Особенно это актуально для распоряжений по личному составу.

При этом для каждой категории приказов можно предусмотреть отдельный буквенный индекс. В небольших организациях с незначительным количеством сотрудников, вводить специальные буквенные индексы для обозначения каждого вида кадрового приказа нерационально.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения. Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Ответ: Добрый день, в соответствии с делопроизводством, все приказы в организации разделяются на два вида: по личному составу (по кадрам) и общие. По личному составу — это приказы о назначении, увольнении, предоставлении отпуска и другое. Общие — это приказы о поощрении, о наказании, об организационно-штатных мероприятиях.

в соответствии с этим общие нумеруются отдельно, а по личному составу отдельно, однако можно и в общем порядке, это не будет нарушением. Рекомендуем Вам при ведении кадрового делопроизводства руководствоваться Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Кадровикам!

Это не регламентировано законодательством- как решите внутри компании- так и будет

Там соотвественно нумерация приказов по порядку прием, увольнение, перемещение и т.д. друг за другом и номера друг за другом.И проверяющая сказала, что номера в журнал регистрации надо ставить из 1С, а не так по порядку нумеровать и соотвественно в трудовую.

Никаких жестких норм тут нет, надо руководствоваться здравым смыслом. В организации за один год не должно быть двух документов с одинаковым номером. Поэтому если у Вас в организации какая-то группа приказов, например, по основной деятельности или по личному составу, уже идет под номерами без индексов, то в другом деле (например, приказы об отпусках) номера без индексов использовать нельзя.

Чаще всего без индексов нумеруют приказы по основной деятельности организации, с литерой «о» — приказы об отпусках, «л» или «лс» — по личному составу, «к» — о направлении работников в командировки и так далее, чтобы индекс отражал суть приказа, так просто удобнее. Почему нужно разделять приказы в разные дела по типам{q}

Потому что, согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000), разные документы должны храниться разные сроки. И если вести общую регистрацию приказов по личному составу и отпуску, то потом отпускные приказы придется тоже хранить 75 лет вместо 5. То есть захламлять свой архив лишними бумагами.

Лично я начинаю заново, новый год, новая нумерация, новые люди, все по новому.

Кадровичка 1 утверждает, что приказ об увольнении необходимо печатать именно в день увольнения, т.к. дата приказа дата увольнения.если сбой в нумерации — это детский лепет, то получается, что можно приказы нумеровать как угодно{q}{q}

Все приказы с Нового года начинаются с 1-го номера. Представьте если бы нумерация продолжалась вечно, какие бы «10-значные» номера уже были:)

Начиная с первого рабочего дня — с №1

С новой нумерацмм.

В журнале учета приказов

Есть приказы на прием увольнение перемещение- их надо хранить 25 лет тип 1 . 1. Что светит за неправильную нумерацию приказов{q}Приказы по отпускам нумеруем 1-о. Вопросов не возникало.

Нет. Все по порядку.

Нумерация в общем порядке. можно только добавить букву (К) -кадры. многие так делают для упрощения поиска приказам ..в видам приказов,

Согласна с Мариной, только если большая организация, ведутся отдельные книги приказов Кадровые (ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ) , Производственные, по отпускам, командировкам. Для небольших-можно все в одной книге. Если за один день несколько, то можно через дробь.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3. Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример

Классификатор приказов организации

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Журнал регистрации приказов

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Правила ведения

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

195198, г. Санкт – Петербург, Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

https://www.youtube.com/watch{q}v=Xl0D7_wyvEg

01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
    2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
    3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
    4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
    5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
    6. остальные приказы – К (кадры).
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.
, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector