Советы юристов
Назад

Порядок заполнения сличительной ведомости (нюансы)

Опубликовано: 26.01.2020
0
1

Формат и оформление документа

Уже в процессе подсчета ценностей пользуются (заполняют его) специальным унифицированным бланком – ИНВ-3. Он утвержден постановлением Госкомстата России еще в 1998 году и применяется до настоящего времени без изменений для любого предприятия, коммерческого или муниципального объекта. Его можно использовать как пример заполнения инвентаризационной описи.

В ходе работы он подвергается предварительному заполнению, в него вносятся от руки следующие сведения:

  • Наименование организации и вид деятельности.
  • Номер приказа, распоряжения, а также дата.
  • Вид ТМЦ, которые находятся в собственности организации, полученные для переработки.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytaboutru

После этого идет классическая формула, согласно которой ответственные лица подтверждают и гарантируют, что соблюдены все формальности при списании в расход и имеются все доказательства, чеки.

Затем представлена большая таблица, в которой указан каждый элемент ТМЦ – его номер, наименование, номенклатурный код, стоимость, количество и прочие таблицы по усмотрению. Чем больше инвентаря, тем обширнее будут списки. В его конце следует строка «Итого» – это сумма, активы организации.

После этого идут уже подписи и подсчеты.

Форма ИНВ-3 — классическая для всех предприятий. Она создается единая к моменту начала деятельности, когда все ценности ставят на баланс в бухгалтерии. Но ежемесячно может что-то меняться – новые торговые позиции появляются, другие полностью списываются и убираются из перечня. Чтобы это подтвердить и составить новые списки, требуется письменное подтверждение от руководителя в форме приказа. Устно такие мероприятия не обосновываются.

На сегодняшний день ведомость расхождений можно делать в произвольном виде или по шаблону, который разработан и утвержден внутри фирмы. Однако, многие предприятия по–прежнему предпочитают использовать ранее унифицированную форму, поскольку она удобна и включает в себя все необходимые поля, строки и ячейки. Формат ведомости должен быть закреплен в локально-нормативных актах организации.

Ведомость делается в двух идентичных по содержанию экземплярах, каждый из которых заверяется подписями ответственных работников. Печать на бланке ставить не обязательно.

Поводы для проверочных действий

Причины для инвентаризационных мероприятий могут быть самые различные: надвигающиеся годовые отчеты по бухгалтерии и налогам, смена материально-ответственного сотрудника, кражи, хищения, иные злоупотребления имуществом организации, предстоящая передача объектов основных средств арендатору или новому владельцу.

Кроме того, проверка имущества проводится при реорганизации фирмы и ее готовящейся ликвидации, а также по форс-мажорным обстоятельствам (пожарам, затоплениям, авариям и т.п.). Инвентаризация может проводиться как на добровольной основе, так и принудительно, как разово, так и регулярно, при этом ее длительность может варьироваться от нескольких часов до нескольких дней. На крупных предприятиях инвентаризация проводится отдельно по каждому структурному подразделению.

Образец и пример заполнения инвентаризационной описи основных средств

Чтобы правильно провести инвентаризацию, необходимо создать комиссию и издать приказ. Сама процедура несложная, но требует знания отдельных нормативных актов.

Так, проверить фактическое наличие основных средств комиссия может только в присутствии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний) — в противном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. Контроль наличия ОС может проводиться 1 раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний, п. 27 Положения).

Для наглядности предлагаем вам посмотреть имеющийся у нас пример заполнения инвентаризационной описи основных средств ИНВ-1.

По структуре инвентаризацию можно поделить на три основных этапа.

Первый этап — это подготовка, в ходе которой разрабатывается план, проверяется наличие документации на основные средства и исследуется ее содержание, от имени директора предприятия издается соответствующий приказ. Посредством вышеозначенного распоряжения назначается инвентаризационная комиссия (она может быть и постоянно действующей), в состав которой должны входить работники из разных отделов, далее материально-ответственный сотрудник пишет расписку, а по учетным данным определяются остатки объектов основных средств.

Второй этап – собственно инвентаризация. Здесь все измеряется и подсчитывается, происходит оформление инвентаризационной описи, в которую вносятся все материальные ценности, фактически имеющиеся на предприятии. На этом же этапе происходит оценка ранее неучтенных объектов, описание степени их износа и состояния.

И, наконец, третий этап: завершающий. В процессе него происходит сравнение полученной информации с учетными сведениями, выявляются отклонения, а также их причины, составляется ведомость расхождений. В конце происходит подготовка к внесению всех обнаруженных несоответствий в бухгалтерский учет.

заполнение инвентаризационной описи

Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.

Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов.

Таким образом, уже на предварительном этапе известны:

  • дата проведения;
  • инициалы и должности членов комиссии;
  • что именно подлежит инвентаризации.

Поэтому эти сведения, как и номер приказа, можно уже заранее занести в отчет ИНВ-3.

Второй шаг – подтверждение того, что вверенные в его хранения ценности, денежные средства были либо оприходованы (и на это предоставляются подтверждения, чеки), либо списаны – этот факт тоже проверяется. Нужно быть готовым предоставить причины списания, объяснительные. Например, просроченные продукты или товары, поврежденные при транспортировке. Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.

Шаг №3: переходим к таблице. Она включает основной смысл проведения сверки, поскольку в ней подробный перечень всего, что входит в ТМЦ предприятия. Это может быть: сырье, детали и заготовки, готовая продукция, все товарные единицы, а также мебель, техника и прочий инвентарь, который имеет стоимость и находится на балансе.

В среднем любая фирма имеет множество позиций. И учет практически невозможен без компьютерной программы – вручную это займет много часов. Лучшее ПО для коммерческих объектов, складских помещений предлагает компания «Клеверенс». Это программное обеспечение для проведения инвентаризации оборудования и инструментов, материалов, основных средств с использованием штрихкодов.

Таким образом, все первые 9 столбцов уже сразу несут в себе информацию о товарной единице, их количестве, стоимости, серийном номере. Потребуется только вписать «Фактическое наличие». Отметки делает комиссия при сопровождении сотрудника, несущего ответственность. Никакого подлога данных быть не может.

Унифицированная форма ИНВ-1

После перечисления подводится итог. Для удобства подсчета конечные выводы делаются постранично. А затем складываются воедино. Количество страниц зависит от того, насколько объемная номенклатура.

Шаг №4: все члены проверочной комиссии ставят свои подписи в знак того, что они подтверждают полученные сведения. Это же делает материально ответственный сотрудник. Кто может входить в состав проверяющих:

  • администраторы;
  • бухгалтер;
  • люди, занимающие руководящие должности;
  • специалисты по соседнему цеху и пр.

Главное, что перечень лиц утвержден заранее приказом.

Какие цели ставятся и какие результаты могут быть

Исходя из вышеизложенного, нетрудно понять основные цели и задачи этого мероприятия.

  1. В первую очередь это удостоверение в том, что все основные средства, зачисленные на баланс организации, находятся в целости и сохранности, нет излишков или недостачи, что все фактические данные полностью соответствуют тем, что отражены в документах.
  2. Благодаря инвентаризации руководство получает возможность получить реальную картину по имуществу предприятия, а также провести своевременное списание основных средств (поломанных, устаревших или же утраченных).
  3. Имеет эта процедура и дисциплинарный характер: зная о ее проведении (особенно если она осуществляется регулярно), материально-ответственные работники выполняют свои должностные обязанности с большей тщательностью и надежностью, не допуская халатности и преднамеренных нарушений.

Заполненная инвентаризационная (инвентарная) опись ОС

Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:

  • вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
  • в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
  • сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).

Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.

Кроме того, необходимо обязательно указывать:

  • стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
  • код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
  • состояние, качество.

Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.

Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.

По сути, в нем содержатся те же поля, что и в выше представленном, только не учитывается стоимость учетных единиц.

Как мы видим, некоторые поля остаются незаполненными.

Детализация описи

Так называются те самые таблицы, которые составляют основной объем акта. Важно то, что для одного типа ценностей должен быть особенный бланк. Таким образом, если необходимо учесть сырье, товары и мебель, следует подготавливать и заполнять три отчета.

Здесь мы видим, что эта графа остается незаполненной. Дело в том, что оформление технических устройств или ювелирных изделий более сложное, так как у них есть паспорт. Именно в таких случаях строка необходима. Также обратите внимание на колонки 10, 11 и 12, 13. Как раз они и зачастую расходятся, так как фактическое наличие бывает больше или меньше, чем заявленное в бухучете. Если это подтвердилось, то следует заполнить форму ИНВ-19:сличительная ведомость по результатам инвентаризации.

Образец заполнения ведомости расхождений по результатам инвентаризации ТМЦ

Как явствует из самого названия, данная ведомость фиксирует разницу между теми данными, что были получены по итогом инвентаризационных действий и сведениями, содержащимися в бухгалтерском учете.

бланк ИНВ-18

То есть сюда вносятся все излишки и недостачи, в выражении их стоимости и количества.

  1. В начале документа заполняются стандартные данные: дата формирования ведомости, наименование организации, название структурного подразделения и сведения о материально-ответственном работнике.
    Образец ведомости расхождений по результатам инвентаризации
  2. Далее идет основная часть, которая оформляется в виде таблицы. В нее вписываются наименование объекта инвентаризации, его инвентарный знак (номер), единица измерения в виде кода и его расшифровки (штуки, литры, метры и т.д.), бухгалтерский номер счета.
    Образец ведомости расхождений по результатам инвентаризации, часть 2
  3. Затем в таблицу вносятся данные, касаемые собственно результатов мероприятия: сначала о том, что является недостачей. Тут пишется балансовая стоимость объекта, сведения об убытках естественным путем (количество и сумма), цена на момент инвентаризации, убыток свыше установленной нормы естественной убыли, разница между ценой по балансу и рыночной стоимостью (в плюсе или минусе).
  4. Потом, если выявлены излишки, вносится информация и о них: их количество и стоимость.
  5. В заключение в документе должны расписаться материально-ответственный работник, а также бухгалтер. Образец ведомости расхождений по результатам инвентаризации, часть 3

Сличительная ведомость по результатам ревизии ТМЦ (форма ИНВ-19) также заполняется в 2 экземплярах. Его структура и правила заполнения аналогичны рассмотренному выше примеру. После оформления ведомости она визируется теми же лицами, что и предыдущая.

Внесение сведений в бумагу на основные средства (ОС)

Этот процесс проводится не реже, чем раз в три года. При этом применяется форма ИНВ-1, которая по содержанию практически не отличима от выше представленного. Его оформление соответствует приведенному выше порядку. Здесь в графах будут указаны следующее:

  • недвижимое имущество;
  • автомобили и иные ТС, в том числе сельскохозяйственные машины;
  • оборудование и электротехника;
  • хозинвентарь;
  • взрослый рабочий скот;
  • специальные инструменты и прочие средства, которые являются основными для обеспечения деятельности предприятия.

Когда проводится инвентаризация

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytdevru

Обычно процесс является профилактическим, совершается по заранее составленному графику и не представляет ничего особенного и неожиданного для персонала. Так проверки возможно осуществлять каждый месяц – сверка кассы и товаров, а для основных средств – раз в 3 года. Но также бывают внеплановые перерасчеты, они показаны в следующих случаях:

  • меняется руководящее лицо, компания передается в пользование другому владельцу или арендатору;
  • составляется годовой отчет;
  • происходит смена материально ответственных лиц – старое должно подписать акт о сдаче ценностей, а новое – о получении;
  • в ходе служебного расследования на предмет хищения или превышения полномочий;
  • ситуации, которая вызвана непреодолимыми силами – наводнением, пожаром, то есть, когда нужно подсчитать убытки;
  • при реорганизации или ликвидации всей фирмы.

Ответственность за составление

Все лица, которые принимают участие в процессе пересчета ценностей, являются ответственными. Поэтому каждый член комиссии, который поставит свою подпись, отвечает за задокументированные результаты. Также обязанности не снимаются с лица, который изначально отвечал за ТМЦ. Обычно это продавец, кладовщик, менеджер.

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector