Советы юристов
Назад

Персональные данные документы организации ответственные

Опубликовано: 31.01.2020
0
0

Когда нужно получать у работников согласие на обработку персональных данных

Проверяющие выяснят, получала ли кадровая служба согласие работника на обработку данных в случаях, когда оно требуется. Не всем понятно, когда согласие предполагается по умолчанию, а когда нужен письменный документ.

Пояснения. Поскольку сотрудник выступает стороной трудового договора, получать у него согласие на обработку персональных данных не обязательно. Но собирать информацию о сотруднике работодатель может строго в ситуациях, указанных в законе, коллективном договоре и локальных актах (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcreatorsru

№ 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ, абз. 1, 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г., далее – Разъяснения). Например, работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать персональные данные, которые получил: – по результатам обязательного предварительного медосмотра (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений);

– из документов, которые работник предъявил при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ);– от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений);– из резюме кандидата, размещенного в сети Интернет и доступного неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений).

Не требуется согласие и на обработку данных в объеме, предусмотренном личной карточкой формы № Т-2. В том числе можно запросить у работника информацию о его близких родственниках (п. 2 Разъяснений).

Чтобы узнать дополнительную информацию о работнике, например, номер его мобильного телефона или адрес личной электронной почты, потребуется согласие. Ведь если такие сведения отсутствуют, это не мешает исполнять трудовой договор. Поэтому, чтобы исключить спорные ситуации, рекомендуем все же при приеме на работу получить у сотрудника письменное согласие на обработку данных и включить в него информацию, которая нужна для эффективного взаимодействия с работодателем.

Пояснения. Чтобы изготовить пропуск, получите письменное согласие работника использовать его фотографию. В этом случае фото нужно, чтобы идентифицировать человека, а значит, оно относится к биометрическим персональным данным. Их можно обрабатывать только с письменного согласия работника (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ).

Если письменное согласие не получить, Роскомнадзор выдаст предписание (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/2013). За обработку биометрических персональных данных без письменного согласия работодателю как минимум сделают предупреждение или оштрафуют. Для должностных лиц штраф может составить от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций – от 15 000 до 75 000 рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

Является ли ваша организация оператором персональных данных{q}

Ваше предприятие ведет кадровый учет сотрудников и подбор кадров с использованием средств автоматизации (информационных систем){q}Ваше предприятие осуществляет передачу персональных данных сотрудников или клиентов в другие организации с использованием средств автоматизации (информационных систем){q}У вашей фирмы есть клиенты – физические лица{q}

Каждая организация, которая имеет дело с обработкой и хранением персональной информации о своих сотрудниках, клиентах и т.д. с использованием средств автоматизации является оператором Персональных данных.

ВАЖНО! Статья 22 Федерального закона «О персональных данных» закрепила за операторами обязанность до начала обработки персональных данных сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять такой процесс. Т.е. вы обязаны послать Уведомление в Роскомнадзор о регистрации как оператора ПДн и начале обработки ПДн.

Основания, при которых работодатель вправе обрабатывать персональные данные (сокращенно — ПДн) без уведомления Роскомнадзора перечислены в ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Как хранить в кадровой службе документы, содержащие персональные данные

Много вопросов вызывает хранение личных документов работников в кадровой службе организации. Разберемся, какие есть ограничения и нужно ли проставлять на документах с персональными данными специальные грифы.

Пояснения. Работодатель нарушает закон, если собирает и хранит лишние данные о сотрудниках. Роскомнадзор может обязать компанию устранить нарушение, а с 1 июля 2017 года – объявить предупреждение или оштрафовать. За это нарушение закон предусматривает наказание в виде предупреждения или штрафа. Для должностных лиц штраф может составить от 5000 до 10 000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Работодатель вправе собирать только те данные о сотруднике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон. Нельзя обрабатывать лишнюю информацию «на всякий случай» (п. 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Установить личность соискателя при приеме на работу можно, если он предъявит паспорт (ст. 65 ТК РФ).

Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. Если кадровая служба хранит копии паспорта, страниц военного билета, свидетельств, то Роскомнадзор признает, что она обрабатывает избыточные персональные данные и нарушает права сотрудника. Суды в таких спорах поддерживают надзорный орган (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

Чтобы избежать претензий Роскомнадзора, уничтожьте копии паспортов и иных документов сотрудников, хранить которые в компании закон не требует. Если понадобится уточнить какие-то сведения, попросите сотрудника показать оригинал документа.

Пояснения. Проставлять на папках с документами, которые содержат персональные данные, гриф ограничения доступа к документу не обязательно. Закон не устанавливает такого требования.

Работодатель должен исключить неправомерный или случайный доступ к персональным данным, в том числе к тем, которые хранятся на материальных носителях, то есть личным делам, трудовым книжкам, приказам и прочей кадровой документации (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Конкретные меры защиты и требования к местам хранения носителей персональных данных компания определяет самостоятельно в положении о защите персональных данных (п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Обычно документы на бумажных носителях хранят в сейфах или металлических несгораемых шкафах с замками либо специально оборудованных помещениях. Доступ к документам должны иметь только сотрудники, включенные в перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные или имеют к ним доступ.

Защита персональный данных в организации.

Персональные данные граждан относятся к особо защищаемой законом РФ информации. Законодательством РФ (Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных») строго определяются требования к защите ПДн, особенностях и правилах их обработки без использования средств автоматизации и в информационных системах персональных данных.

Ответственность за сбор, обработку, хранение и защиту персональных данных работников, клиентов и других лиц лежит целиком на работодателе. Поэтому на любом предприятии должен быть установлен порядок работы с ПДн и разработаны документы и мероприятия по организации защиты ПДн.

Для этого на предприятии должно быть разработано и утверждено в соответствии с законодательством Положение, которое устанавливает порядок обработки и защиты персональных данных.

ВАЖНО! Статья 19. ФЗ N 152-ФЗ. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке.

Персональные данные документы организации ответственные

Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

1. Уведомление об обработке персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных.

ч. 1. Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.

2. Изменения в уведомление об обработке персональных данных.

Основание:

 Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных.

ч. 7. В случае изменения сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, а также в случае прекращения обработки персональных данных оператор обязан уведомить об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение десяти дней с даты возникновения таких изменений или с даты прекращения обработки персональных данных.

Статья 25. Заключительные положения.

ч. 2_1. Операторы, которые осуществляли обработку персональных данных до 1 июля 2011 года, обязаны представить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных сведения, указанные в пунктах 5, 7_1, 10 и 11 части 3 статьи 22 настоящего Федерального закона, не позднее 1 января 2013 года.

3. Приказ Об организации обработки  персональных данных.
4. Приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

Основание: 

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22_1. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных в организациях.

ч. 1. Оператор, являющийся юридическим лицом, назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных.

5. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

ч. 1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.

6. Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

ч. 4. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

7 Документы, подтверждающие предоставление субъекту персональных данных определенной Федеральным Законом «О персональных данных» информации, в случае если персональные данные получены не от субъекта персональных данных.

Основание: 

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 18. Обязанности оператора при сборе персональных данных.

ч. 3. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 настоящей статьи, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:

1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;

2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

3) предполагаемые пользователи персональных данных;

4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных;

5) источник получения персональных данных.

8. Документы, определяющие политику оператора в отношении обработки персональных данных.

Примечание: выполнить требование ч. 2 ст. 18_1 опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ  «О персональных данных».

Статья 18_1. Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

ч. 1 п. 2) издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений.

9. Документы, содержащие положения о принятии оператором ПД правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 19. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке.

ч. 1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

10. Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных.

Основание:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Статья 22_1. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных в организациях.

ч. 4. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано:

п. 3) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

11. Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.

Основание:

 ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации  УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

12. Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки с использованием средств автоматизации.

Основание:

Постановление от 1 ноября 2012 г. N 1119 Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

п. 2. Безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, нейтрализующей актуальные угрозы, определенные в соответствии с частью 5 статьи 19 Федерального закона «О персональных данных».

Система защиты персональных данных включает в себя организационные и (или) технические меры, определенные с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационных системах.

13. Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

Основание:

Приказ ФСТЭК от 18 февраля 2013 года № 21.

1. Утвердить прилагаемые Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

14. Документы о классификации информационных систем.

Основание:

 Постановление от 1 ноября 2012 г. N 1119 об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

П. 8 При обработке персональных данных в информационных системах устанавливают 4 уровня защищенности персональных данных.

15. Типовые формы документов.

Основание:

 ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации  УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовая форма), должны соблюдаться определенные условия.

16. Документ, устанавливающий требования к  ведению журналов (реестров, книг …), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию.

Основание:

 ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации  УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться определенные  условия.

17. Документы, устанавливающие требования  к хранению материальных носителей содержащих персональные данные.

Основание:

 ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации  УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687.

п. 15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

18. Документы, по обеспечению безопасности персональных данных с использованием СКЗИ.

Основание:

Приказ ФСБ России от 10 июля 2014 г. N 378 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности».

П. 1. Настоящий документ определяет состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (далее — информационная система) с использованием средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности.

19. Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом.
20. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников.

Основание:

ТРУДОВОЙ КОДЕКС РФ от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ.

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты:

п. 8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников;

Статья 88. Передача персональных данных работников.

21. Фиксация мер, направленных на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Работники оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должны быть ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и (или) должны быть обучены (п. 6 ч. 1 ст. 18_1).

Кого можно привлечь к ответственности за разглашение персональных данных

С 1 июля 2017 г. увеличатся штрафы за нарушение Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ в области порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных.

Поправки в КоАП РФ внесены Федеральным законом от 07.02.2017 № 13-ФЗ. На основании Федерального закона от 07.02.2017 № 13-ФЗ вводится семь составов правонарушений и размеров штрафов для должностных и юридических лиц, за несоблюдение закона о персональных данных.

Пятое правило: увольняйте работника даже в период отпуска или больничного

Работник может передумать увольняться уже после того, как подписал все документы, забрал трудовую книжку и получил расчет. Препятствовать ему в этом нельзя. Трудовой кодекс позволяет сотруднику отозвать заявление до окончания срока предупреждения работодателя об уходе (ч. четвертая ст. 80 ТК РФ, п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Такой срок истекает в день прекращения трудового договора, который является последним днем работы (ст. 84.1 ТК РФ).

Не отказывайтесь принять у работника отзыв заявления об увольнении в день ухода, иначе суд примет его сторону (определение Верховного суда РФ от 31 мая 2013 г. № 5-КГ13-43). Если сотрудник отсутствовал, то отозвать заявление он может и по почте до 23.59.59 последнего рабочего дня независимо от режима работы организации (определение СК по гражданским делам Верховного суда РФ от 10 августа 2012 г. № 78-КГ12-10). Работодатель должен принять отзыв и не увольнять работника.

Персональные данные документы организации ответственные

Если оформили и подписали все документы, а работник отозвал заявление, скорректируйте их. Издайте приказ об отмене приказа об увольнении. Запись в трудовой книжке признайте недействительной (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В личной карточке запись зачеркните одной чертой, поставьте «Исправлено», дату и подпись лица, который вносил исправление (п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Если организация утвердила локальный акт о том, как исправлять записи в личной карточке, корректируйте запись в соответствии с этим документом.

Часто работник сам пишет заявление об уходе и не согласует с кадровиком, как правильно его составить. В итоге он подает заявление, в котором просит расторгнуть трудовой договор, но перед датой увольнения стоит предлог «с». Например, «Прошу уволить меня с 4 июля 2017 года». Кадровики толкуют так: уволить работника нужно 3 июля, а с 4 июля он уже не работает.

https://www.youtube.com/watch{q}v=upload

А сотрудник думает иначе: последний день работы у него 4 июля и в этот же день его должны рассчитать. Риск в том, что если вы уволите работника на день раньше, то нарушите его право на отзыв заявления (ч. четвертая ст. 80 ТК РФ). Он может обжаловать такое увольнение в суде (апелляционное определение Московского городского суда от 18 февраля 2016 г. № 33-4789/2016).

Если работник неконфликтный, попросите его переписать заявление и указать точную дату ухода. Если сотрудник отказывается переписать или его нет на работе, увольняйте датой, которая стоит в заявлении, несмотря на наличие предлога «с». Например, в заявлении написано «Прошу уволить с 4 июля 2017 года», увольняйте работника 4 июля.

Понять, что сотрудник подразумевал именно эту дату в качестве дня увольнения, поможет дата подачи заявления. Между предупреждением об уходе и последним днем работы должно быть ровно две недели. В случае спора суды примут сторону работодателя, так как не обращают внимание на предлог «с» в заявлении (апелляционное определение Саратовского областного суда от 1 августа 2013 г.

Допустим, вы получили от работника заявление, в котором вообще нет даты увольнения. Даже если сотрудник конфликтует и руководитель требует уволить его поскорее, не торопитесь. Делайте это только через две недели после того, как получили заявление, соблюдайте правила части первой статьи 80 Трудового кодекса.

Такой позиции придерживается Роструд в письме от 23 июля 2012 г. № ПГ/5521-6-1. Если уволите работника раньше, есть риск, что суд посчитает, будто работодатель самовольно определил дату увольнения, чем нарушил право сотрудника на отзыв заявления (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 14 февраля 2017 г. по делу № 33-1394/2017, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 7 ноября 2016 г. по делу № 33-14998/2016).

Если есть возможность, попросите работника дописать дату ухода в заявлении. Если его нет на рабочем месте или он прислал заявление по почте, зафиксируйте в журнале регистрации дату, когда получили письмо, отсчитайте две недели и только после этого расторгайте трудовой договор.

Пример

Работник подал заявление об увольнении по собственному желанию, но дату ухода не указал. Заявление зарегистрировали в журнале 12 июля 2017 года. Работник на связь не выходит, уточнить дату не удалось. Срок двухнедельного уведомления начинает течь 13 июля. Уволить сотрудника нужно 26 июля.

Утвердите шаблон заявления, чтобы избежать споров

Разработайте единый образец заявления об увольнении по собственному желанию, в котором сотрудник будет указывать точную дату ухода и ставить подпись. Трудовой кодекс не обязывает писать заявление от руки, работник может заполнить готовую печатную форму (определение Конституционного суда от 22 марта 2011 г. № 394-О-О).

Работник может предупредить об увольнении и по почте, закон этого не запрещает (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1551-6). Иногда из заявления, которое работник отправил по почте, трудно понять, в какой день прекращать с ним трудовой договор и стоит ли принимать такое заявление. Рассмотрим несколько ситуаций.

Письмо получили позже даты увольнения. Например, сотрудник просил об уходе 11 июля 2017 года, а письмо вы получили 15 июля. В этом случае согласуйте с работником дату увольнения в день прихода письма, например 15 июля. Он перепишет заявление, укажет новую дату, и вы его уволите этим днем.

Если работник отказывается переносить день ухода, увольте его той датой, которую он указал в заявлении. Суд не посчитает это нарушением (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда РФ от 11 июля 2014 г. № 78-КГ14-12). Зафиксируйте, что получили письмо, в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Издайте приказ текущей датой, а дату увольнения в приказе поставьте ту, о которой работник просил в заявлении. В нашем примере составьте приказ 15 июля, а дату прекращения трудового договора укажите 11 июля. Так как окончательный расчет вы будете производить позже даты увольнения, начислите работнику компенсацию за задержку выплаты заработной платы по правилам статьи 236 Трудового кодекса.

За задержку выдачи трудовой книжки вас не накажут, так как заявление об уходе вы получили позже даты увольнения. Понятно, почему в этот день вы не могли направить работнику уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или дать согласие на ее отправку по почте. Работодателя в этом случае нельзя привлечь к материальной или административной ответственности, поскольку его вина в задержке отсутствует. Это следует из положений статьи 234 Трудового кодекса и статей 1.5 и 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Письмо получили до даты увольнения. Работник просит уволить его 15 июля 2017 года, а само заявление работодатель получил 11 июля. Рекомендуем связаться с работником и подтвердить, что он намерен уволиться в день, который указал. После чего можете согласовать дату ухода и уволить его 15 июля (ч. вторая ст. 80 ТК РФ).

Вы вправе не согласовывать дату увольнения, если она наступает до того, как истечет срок предупреждения об уходе. В таком случае прекращайте трудовые отношения с работником через две недели после того, как получили письмо (ч. первая ст. 80 ТК РФ). В нашем примере датой увольнения будет 25 июля.

Письмо получили, но даты увольнения в заявлении нет. Например, работник отправил заявление 1 июля, но дату не указал. Работодатель получил письмо 10 июля. Если уточнить у работника дату ухода невозможно, увольняйте его через две недели после того, как получили заявление (определение Московского городского суда от 6 апреля 2012 г. по делу № 33-10040). В нашем случае датой увольнения будет 24 июля.

Иногда происходит так, что день увольнения наступил, а работник отсутствует: заболел или ушел в отпуск. В этой ситуации сложно решить: уволить сотрудника, несмотря на его отсутствие, или подождать пока он выйдет на работу.

Сотрудник может расторгнуть трудовой договор, если предупредит об этом работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ). При этом уволить его следует датой, которую работник указал в заявлении. Даже если этот день выпадает на период его отпуска или больничного (схема ниже). Запрет на увольнение действует, когда инициатива исходит от работодателя (ч. шестая ст. 81 ТК РФ). Поэтому увольняйте сотрудника в тот день, о котором он просил в заявлении, даже если его самого в этот день нет на работе. Вы не нарушите закон.

Если сотрудник получает зарплату наличными, произведите выплату не позднее следующего дня после обращения за ней (ч. первая ст. 140 ТК РФ). Если работник болел, он должен принести закрытый больничный, а оплатить его вы вправе в течение 10 календарных дней со дня обращения (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255).

Важные выводы

1. Если работник передумал уходить и хочет отозвать заявление, примите такой отзыв. Он вправе сделать это даже в последний день работы.

2. Если в заявлении работник не указал день увольнения, то согласуйте дату с сотрудником в письменном виде. Если это невозможно, то расторгайте трудовой договор только через две недели после того, как получите предупреждение об уходе.

3. Увольняйте работника по его инициативе, даже если он в этот день был в отпуске или на больничном.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Когда нужно прекратить трудовой договор, если работник подал заявление без даты увольнения и отказался его переписать:

сразу, как получили такое заявление

через две недели после того, как получили заявление

не увольняйте вообще, так как заявление неправильно составлено

Не исправляйте приказ, если срочный договор стал бессрочным или дату ознакомления вы напечатали

В унифицированной форме приказа о приеме есть графа, где указывают срок окончания договора. Когда вы принимаете сотрудника по договору на неопределенный срок, ее оставляют пустой. Заполняют ее в том случае, когда заключают срочный договор и известна точная дата его окончания или событие, которое завершит трудовые отношения. Если срок договора зависит от события, его также надо прописывать в графе «с … по …».

Нередко работодатель продолжает сотрудничать со срочником после того, как истек срок договора. Исправлять что-то в этой графе не нужно. Но так как срок договора – это обязательное его условие, то заключите с работником дополнительное соглашение и издайте приказ в свободной форме о признании договора бессрочным (письмо Роструда от 20 ноября 2006 г. № 1904-6-1).

На практике многие работодатели печатают дату ознакомления с приказом или карандашом прописывают дату, которую должен поставить работник. Закон этого не запрещает. Работодателю грозит штраф в одном случае: если в приказе о приеме на работу будет отсутствовать дата, когда работника с ним ознакомили (ст. 68 ТК РФ, решение Краснофлотского районного суда города Хабаровска от 30 сентября 2016 г. по делу № 12-195/2016).

Персональные данные документы организации ответственные

Не исключено, что при просьбе кадровика расписаться в приказе позже напечатанной или вписанной карандашом даты сотрудник может отказаться подписывать документ либо зачеркнет напечатанную дату и напишет рукой текущую. Расхождение между датами вызовет у инспекторов ГИТ сомнения в правомерности постановки дат ознакомления в приказах о приеме на работу. Поэтому лучше такого способа избегать.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Кто должен утвердить разработанную в компании форму приказа о приеме на работу:

начальник отдела кадров

руководитель организации

главный бухгалтер

Строку «характер работы» заполняйте всегда, а «испытательный срок» можете оставить пустой

Как заполнять приказ о приеме на работу по форме № Т-1, сказано в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Госкомстат разъясняет, что работодатель должен заполнить строку «условия приема на работу, характер работы», и приводит примеры таких случаев: работа по совместительству, прием в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы.

Из объяснений следует, что поле заполняем, если условия и характер работы отклоняются от обычных. Но мы не можем оставить его пустым, даже если условия труда стандартные. Мы собрали частые ситуации в таблицу (ниже). Вы можете дополнить список с учетом ваших случаев в компании и раздать коллегам подсказки.

В приказе пропишите не только оклад, но и постоянные надбавки с доплатами

В приказе о приеме на работу обязательно прописывайте заработную плату сотрудника. Этот документ бухгалтерия использует, чтобы начислять зарплату. От того, как вы пропишете ее в приказе, зависит корректность выплат. Но когда условия оплаты отличаются от обычных, возникают трудности. Разберем основные ситуации.

Работник принят по совместительству. Если работник пришел работать в компанию по совместительству на 0,5 ставки, то поле «тарифная ставка (оклад)» можно заполнить двумя способами:– 15 000 рублей в месяц пропорционально отработанному времени, исходя из должностного оклада 30 000 рублей;– 30 000 рублей, но в строке «условия приема на работу, характер работы» конкретизировать: «Работа по внешнему совместительству с оплатой труда пропорционально отработанному времени».

В зарплату работника входят надбавки и премии. Если в оплату труда сотрудника входят надбавки и премии, которые носят постоянный характер, включайте их в приказ о приеме на работу. Например, если компания ежемесячно выплачивает работнику премию в соответствии с локальным актом, то в поле «надбавка» пишите: «в соответствии с Положением о премировании».

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcopyrightru

За особые условия труда работнику установили доплату. Если сотрудник должен получать надбавку за особые условия труда, например, за работу в районе Крайнего Севера, то надбавку пропишите в приказе о приеме. Так, в одном деле компанию оштрафовали, в том числе, за то, что в приказах о приеме и трудовых договорах работников не было размера районного коэффициента (решение Центрального районного суда города Новосибирска от 27 декабря 2016 г.

Не все суды согласны, что районный коэффициент должен быть в приказе о приеме. В другом деле суд решил, что в этом нарушений нет, поскольку фактически районный коэффициент начисляли, бухгалтер отразил это в расчетных листках. Штраф компании отменили (решение Пермского районного суда Пермского края от 5 декабря 2016 г. № 12-330/2016). Тем не менее безопаснее такие данные вписывать в приказ, чтобы избежать споров с проверяющими.

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector