Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Работник запросил копии документов – выдавать или нет? |
Советы юристов
Назад

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

Опубликовано: 21.06.2019
0
2

Какие документы работодатель обязан выдавать работнику?

В силу ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в частности:

  • приказа о приеме на работу;
  • приказов о переводах на другую работу;
  • приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Данные копии выдаются по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи. Заявление составляется в произвольной форме с перечислением документов, копии которых нужны. Они должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Трудовой кодекс также обязывает работодателя выдать работнику по его требованию копию: приказа о приеме на работу (ст. 68); приказа о прекращении трудового договора (ст. 84.1); любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 89). К таким случаям относятся:

  • обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляемая в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;
  • обработка персональных данных органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к нему меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством РФ случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;
  • случай, когда предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

Может случиться, что работник при увольнении не запросил копии документов, связанных с работой, или работодатель их ему не предоставил, а впоследствии они понадобились. Как правило, это справка о доходах по форме 2-НДФЛ, справка о сумме заработка за два календарных года и др.

В соответствии со ст. 230 НК РФ организация-работодатель является налоговым агентом и представляет в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20 __ год» утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

Согласно п. 3 ст. 218 НК РФ, если налогоплательщик начал работать с середины года, налоговые вычеты за этот год предоставляются с учетом дохода, полученного с начала года по другому месту работы. При этом сумма дохода должна подтверждаться справкой по форме 2-НДФЛ, выданной по прежнему месту работы в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ.

Несмотря на отсутствие справки о доходах в перечне документов, предоставляемых при приеме на работу согласно ст. 65 ТК РФ, такую справку часто запрашивают. Если работодатель откажет бывшему работнику в выдаче такой справки, тем самым будут ущемлены права последнего на трудоустройство. А ст. 37 Конституции РФ гарантирует всем право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Обязанность и срок выдачи справки о сумме заработка за два календарных года работнику, расторгнувшему трудовой договор, прямо предусмотрены пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ. Выдается она по письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Что касается выдачи других документов уволенному ранее, ТК РФ такой обязанности работодателя не устанавливает. Но, как показывает судебная практика, бывший работник имеет право запрашивать копии документов, связанных с его трудовой деятельностью в данной организации. Если же действия работодателя будут ущемлять права гражданина, он вправе их защитить любыми способами, в том числе обратившись в суд.

Поскольку перечень документов, установленный ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим, работник может запросить любой интересующий его документ. Вопрос в том, обязан ли работодатель его предоставлять. Обращаем внимание, что предоставляться могут копии только тех документов, которые непосредственно связаны с работой данного работника.

Установить конкретный перечень таких документов достаточно проблематично, на практике у работодателей часто возникают сложности. Например, является ли документом, связанным с работой, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, личное дело? Чтобы внести некоторую ясность, рассмотрим следующие судебные решения.

штатным расписанием с должностными окладами; порядком и суммами индексации по должностным окладам за данный период; коллективным договором; отраслевым тарифным соглашением и бизнес-планом организации. На свое письмо ответа он не получил и обратился в суд. Решением Замоскворецкого суда г. Москвы от 13.04.2010 в удовлетворении исковых требований ему было отказано.

Т. обратился с кассационной жалобой в Московский городской суд. При рассмотрении жалобы судебная коллегия пришла к выводу, что часть запрашиваемых документов (штатное расписание с должностными окладами, порядок и суммы индексации по должностным окладам за данный период, бизнес-план) не относятся к документам, касающимся непосредственно работника и его персональных данных.

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

формы, системы и размера оплаты труда; выплаты пособий, компенсаций; механизма регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; рабочего времени и времени отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков.

Кроме этого, судебная коллегия не согласилась с выводами суда первой инстанции об отказе в предоставлении документов по причине того, что трудовой договор между сторонами на момент обращения в суд расторгнут, поскольку документы, которые запросил Т., касаются периода, когда он находился в трудовых отношениях с ОАО «Мосэнерго».

Таким образом, Определением Московского городского суда от 21.09.2010 решение Замоскворецкого суда г. Москвы было отменено в части непредоставления Т. копии коллективного договора и отраслевого тарифного соглашения и дело было направлено на новое рассмотрение.

А вот какое решение принял Московский городской суд по делу N 33-19675/2010.

П. обратился в суд с жалобой на действия должностных лиц УВД (одного из московских УВД), которые отказали ему в предоставлении копий материалов и заключения служебной проверки, аттестации об увольнении П., протокола аттестационной комиссии, представления к увольнению, приказа об увольнении и в ознакомлении с материалами его личного дела.

Суд первой инстанции обязал УВД выдать П. копию заключения служебной проверки, аттестации, представления к увольнению. В удовлетворении остальной части жалобы было отказано. Судебная же коллегия Московского городского суда решение первой инстанции в части удовлетворения исковых требований отменила, и вот почему.

Нормативное регулирование деятельности органов внутренних дел на тот момент осуществлялось Законом РФ от 18.04.1991 N 1026-1 «О милиции» (далее — Закон о милиции) и Положением о службе в органах внутренних дел, утвержденным Постановлением ВС РФ от 23.12.1992 N 4202-1 (далее — Положение).

В соответствии с положениями ст. 17.16 Инструкции о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел РФ <4> сотруднику, уволенному из органов внутренних дел, в день увольнения под расписку выдается трудовая книжка, его знакомят с приказом об увольнении либо вручают заверенную копию приказа, возвращают военный билет и указывают на необходимость в двухнедельный срок прибыть в военный комиссариат по месту жительства для постановки на воинский учет.

Несмотря на то что вопрос о выдаче документов, связанных с работой, не урегулирован Законом о милиции, Положением и внутриведомственными инструкциями, применять нормы трудового законодательства было бы неправильно. Кроме этого, согласно п. 3 Приложения 2 к Инструкции по учету кадров МВД России и Правилам оформления и ведения личных дел рядового и начальствующего состава ОВД РФ, утвержденным Приказом МВД России от 26.07.1996 N 446дсп, личное дело сотрудника является секретным документом.

Из материалов дела также следовало, что со всеми документами, которые П. просил выдать, он ознакомился и не был лишен права сделать выписки из этих документов. Дело было направлено на новое рассмотрение, а кассационная жалоба П. оставлена без удовлетворения.

Говоря о документах, которые должен предоставить работодатель при увольнении работника, отдельно отметим, что в соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» в день прекращения работы работодатель должен выдать работнику справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности).

Как правильно заверить трудовую книжку?

В настоящее время работники наиболее часто запрашивают копию трудовой книжки. Обязанность выдать ее по письменному заявлению работника предусмотрена не только ст. 62 ТК РФ, но и п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Как правило, копию делают со всей трудовой книжки, но возможна и форма выписки. Выписка из трудовой книжки в обязательном порядке делается с первой страницы, а лишь затем с тех страниц, которые необходимы. Заверяет копию инспектор отдела кадров. Если работник просит сделать копию всей книжки, делается копия с каждого разворота, при этом не будет ошибкой, если на одной странице будут размещаться два разворота. В правом верхнем углу проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 делается отметка, которая включает:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • указание должности лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Верно. ¦
¦ Инспектор отдела кадров Кузнецова /Т.Н. Кузнецова/ ¦
¦ 08.06.2011 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Если на одной странице сделана копия с двух разворотов, то заверяется каждый разворот. На последней странице на полях трудовой книжки делается рукописная запись: «Работает по настоящее время» (должность, Ф.И.О., дата, подпись). Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

К сведению. В отличие от заверения копии, при внесении в саму трудовую книжку записи при увольнении сотрудника (прекращении трудового договора) или иных записей в период работы у данного работодателя они заверяются печатью работодателя, то есть печатью организации. Печать отдела кадров (другого структурного подразделения) в данном случае ставить нельзя.

Чтобы не заверять каждую страницу, документ можно прошить, пронумеровать страницы и с обратной стороны скрепить печатью и подписью с расшифровкой заверившего лица. Но обычно такой способ не применяют.

В заключение

Еще раз обратим внимание на наиболее важные моменты, связанные с предоставлением работнику копий документов.

  1. Работодатель имеет право не выдавать копии по устной просьбе работника. Такая обязанность возникает только при получении от него письменного заявления.
  2. Работодателю установлен трехдневный срок на подготовку таких копий.
  3. Работодатель обязан предоставить работнику только копии документов, связанных с его работой.
  4. Работодатель не имеет права предоставлять документы, содержащие персональные данные других работников или составляющие государственную (служебную) тайну.
  5. Документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.
  6. В случае невыполнения законных требований работника работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
  7. За отказ работодателя в выдаче работнику документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, как и за предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам гражданина, предусмотрена уголовная ответственность по ст. 140 УК РФ.

И.Г.Силко

Эксперт журнала

«Отдел кадров

бюджетного учреждения»

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор И. И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О. Е. Белова

20.09.2017

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка

из трудовой книжки серии 211111

Фамилия Серов
Имя Дмитрий
Отчество Олегович
Дата рождения 14.02.1990
Образование Среднее профессиональное
Профессия, специальность техник
Дата заполнения 11.05.2012

записи

Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
& Общество с ограниченной
ответственностью «Апрель»
& (ООО «Апрель»)
1 11 05 2012

Принят техником.

Приказ от 11.05.2017
№?11
2 04 09 2016

Переведен на старшего техника.

Приказ от 04.09.2016
№?60
Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время.

Выписка верна.

Секретарь Белова О. Е. Белова

20.09.2017

Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30?2003 и Указу № 9779?X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Подведем итог

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких?либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.

Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.

Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.

, , , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector